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立ち止まっていると転びはしないけど、新しい世界には踏み込めない

手を付けにくい非定型タスクは定型タスクの複合体と考える

f:id:ergodic:20160326175803j:plainタスク管理でとあるタスクが何日も残り続けていることがあります。

なかなか取り掛かれないタスクは分割して小さくすることがコツといわれますが、どれくらいのサイズに小さく分割すれば取り掛かれるようになるのか?と試行錯誤してますが、今のところじぶんの感覚的なことで思うのは、「定型タスク」にまで落とし込めば、取り掛かることは少なくともできているし、やっている感(なかなか手を付けられていないなぁというネガティブ感が弱い)が出てきます。

「定型タスク」の「定型」とは何を指すのか?結論から言うと、特に考えることなく目の前のタスクをこなすことができる状態、極論、じぶんではなくても、他の人がそのタスクを見てサクッと終わらせることができるくらいのやることが中傷的ではなくて結果が一つの「明確」なものということを指します。考えなくてもいい状態と言い換えてもいいかもしれません。明確っていうのは、いろいろな要素が複合的に混ざり合っているものを分解して、一つの動詞、一つの目的、一つの結果を出す形のことを意味します。

先日読んだ佐々木正悟さん、大橋悦夫さん共著の『スマホ時代のタスク管理「超」入門』にも以下のようなことが書かれてました。  

 ■上司に企画案をメール

実は「上司に企画案をメール」というタスクにはそもそも問題を抱えています。

 ①タスク名が動詞になっていない

 ②1つのタスクの中にやることが複数個入っている

 ③期限がはっきりしていない

~中略~

「上司に企画案をメール(する)」の中には少なくとも4つのやることが含まれています。すべて動詞形に分解してましょう。

  • 上司に提出する企画案をまとめる
  • 企画案をメールに添付する
  • メールを作成する
  • 上司にメールを送る
これで少しは手掛けられそうですがまだ不十分でしょう。おそらく「上司に提出する企画案をまとめる」ところでつまずきそうです。「企画案について調べる」とか「企画案のラフを描く」とか「企画案をワードで清書する」などといったタスクもこの中にあるのです。

複数入っていることを「分解」することで、タスクを一つの動詞で、一つの目的で、一つの結果を得られるものとなり、そのタスクを読むだけで何をして何がしたくて、どんなことができていればOKか?が、じぶん以外でも見ればわかる「定型」タスクになる。だから、手を付けにくい一見何をすればよいのがわかりづらい「非定型」タスクは、「定型」タスクの複合体だと考えて管理をすればよいのでしょうね。タスクを目の前にして、「さて、どうしたものか・・・」という考えがよぎったら分解分解!を意識してそのタスクに取り組もうと思います。

ちなみに、いちごミルクティーを頼んだらそこにはイチゴコーティングのポップコーンがトッピングされ、イチゴ味のジャアントカプリコが載って出てきて、はて?どう飲もうか?と思うわけです。気兼ねなくミルクティを飲むためにはまずやらないといけないことがあるわけです。この状態で飲もうとすると絶対に惨事です。

となるわけです。たとえ話がおかしいw 

スマホ時代のタスク管理「超」入門

スマホ時代のタスク管理「超」入門

 

 

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