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立ち止まっていると転びはしないけど、新しい世界には踏み込めない

会社のメールをInbox Zero化しました

f:id:ergodic:20150914232635j:plainVia: 10ch (CC BY-SA 2.0)

Inbox Zeroの考えのもと、会社のメールの受信箱を空にしました。

以前から実行しようと思いつつもなかなか手を付けられなかった会社のメールの整理。会社で使っているOutlookというメールソフトで毎日多いときは100通近いメールが届くので放っておくとすぐに受信箱にはメールが山ほど溜まり、あっという間に受信箱は数千通ってことになります。これを何とかしたいと思ってました。

数多くメールが溜まってしまう受信箱ですが、一応自動仕分けの機能を駆使して、フォルダをいくつか作るわけですが、そこにもメールはどんどん溜まります。また、一応自分宛てに来るメール(Toじぶん)についてはラベルを自動で付加して、ほかのメールと比べて目立つようにして、優先度をつけてましたがそれでも見逃してしまうことが多いです。結局、複数のフォルダにメールを溜まっている状況となり、ひとつひとつのメールの重要度や、そのメールからおこなうべきアクションが見えずらくなっているのが問題になります。たくさんの時間を毎日費やしメールを処理しているつもりなのに、見逃していたり、そんな見逃しているかもしれないメールを探したり、なんか精神的に朝から止んでしまいます。

そこで、まずメールは受信箱の1か所に集まるようにして、振り分けであちこちに散乱しないようにしました。どこ行ったっけ?をなくすためです。その探すだけで時間が無駄ですし、どこを探せばいいかという考えが不要になります。思い切って、振り分けルールは撤廃しました。結果、受信箱に届くようにしました。これで受信箱だけ見ればOKとなる安心感が生まれます。受信箱のメールを見て、じぶんは何をすべきか?次のアクションは何か?という部分をToodledoなどにタスクとして抽出して、そのメール自体を「今日中にするべきか?」「明日以降でOKか?」「後追いが必要か?」の3点に仕分けます。それにあてはなまらない(つまりアクション要素がないメール)、もしくは返信等アクションが終わったメールは受信箱に残さず「アーカイブ」に保存します。肝心なのはアーカイブに移した用済みメールは「見ない」ようにすることが重要で、結果受信箱をゼロにしておくことがポイントです。用済みは捨てる!です。どうもメール(手紙)って大事に残しておきたい感覚があったりしますが、アーカイブに移ったメールは極論削除(ゴミ箱行き)してもOKなんです。が、一定期間残す意味でアーカイブとしました。

というわけで、重い腰上げて、受信箱に溜まっている7000通余りのメールをエイヤーっと2時間かけて整理し、受信箱にあるメールをゼロにしました。いやぁー、このスッキリした感覚って何とも言えない解放感ありますよ。それだけでも、効果は大きいです。

受信箱を空にすることを習慣化して、常に新鮮なメール情報に接して、アクションを抽出、案件を放ったらかして炎上とかせず、先回りした動きがとれるようになることが期待できるはず。地雷のようなメールに振り回されずに、能動的にメールをいじれる感覚は精神的にもよいかなと思います。

1日1回は受信箱をゼロにすることで、鮮度を維持していこうと思います。

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