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立ち止まっていると転びはしないけど、新しい世界には踏み込めない

クローズド・リストでタスクをコントロール

f:id:ergodic:20150906213750j:plainタスク管理していてもキャパ超えします。

以前、タスク漏れが多いなぁと思って、日々生まれるやることタスクを次々とTODOリストに記録していくことで、漏れなく実施できると思いとにかくタスクが発生するたびにメモメモしてきました。はじめのうちは何とかまわっていたのですが、段々とメモしているはずなのにタスクが漏れ始めました。溢れていてタスクの存在すら忘れてしまっているのと同じくらいイラッします。しかも、この場合は、メモっている事実に直面しさらに追い打ちです。で、思ったんです。タスクをメモしているけど、そのなかで今日やるべきことってどれくらいあるんだろうか?と。

ある日、今日のやるべきタスクをリスト化されているTODOリストを眺めてピックアップして、別のツールに書き出し、その日はそれだけをやることにしてほかのタスクは見ないことにしました。もちろん、日々の発生タスクはいつものTODOリストにメモっておきますが、よっぽど突発で今日中に行わないといけないもの以外無視です。数日だとあまりわからなかったのですが、これを数週間繰り返していたところ、効果が見えてきました。いつもよりも、タスクのコンプリート率が上がっているのと、いわゆるイラっとするタスク漏れの数が減っているんです。

ちょうど、半年前のことです。そんなタスク管理をもっと体系的にできないかなと、タスクシュート術を身につけようと始めた、iPhoneアプリのたすくま(TaskChute for iPhone)を購入しました。勉強がてらセミナーにも参加。今日やることリストを朝仕事始める前に、時間で区切っているコンテキストで管理し登録、そしてそのリストを見ながら一日タスクをこなしていく。ひたすらその繰り返し。たったそれだけでのことなのに、いつの間にかタスクをこれまで以上にこなせるようになり、漏れも減る効果がありました。今思うと、これって、いわゆるクローズド・リストなんですね。  

 マニャーナの法則に書かれている、「オープン・リスト」と「クローズド・リスト」の考えに当てはめると、これまでぼくがタスクをまとめていたのがオープン・リストで、たすくまで今日やるリストに特化してまとめているのがクローズト・リストってことになります。肝はクローズド・リストを中心にその日その日のタスクを進めている部分。オープン・リストは極力見ないようにしていること。基本的には朝始業前に決めたタスク以外は緊急でない限り追加しないことです(意外とこの"緊急性"というものの線引きが難しくて、課題だったりしますが)。 

しかもたすくまで時間ごとにその時間帯に何をすればいいか?までを区切っているので時間ごとにもある意味クローズドしているので、ほかのタスクへの浮気もしません。これはタスクの時間管理に直結しますね。気づいたらまた残業している的なことも減りました。今春から部署が変わったこともありますが、以前よりも帰宅時間が早くなったのはうれしい副作用だったりします。  

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

 
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