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立ち止まっていると転びはしないけど、新しい世界には踏み込めない

タスクと成果物を一緒にしない

f:id:ergodic:20150901002405j:plainVia:Oran Viriyincy (CC BY 2.0)

タスクの粒度感は揃っているか?

とあるプロジェクトの取組みで、いつまでに何をするかを整理してWBS的なものを作成していたのですが、以前、先輩からの一言でおや?と気づきました。「これってタスクと成果物が一緒の並びで書かれているんじゃない?」と。タスクを洗い出すうえで、その粒度間を同じくらいに合わせることが大切なのですが、陥りやすいのが、「〇×を作る」と「〇×を実行する」というパターンです。

成果物を作ることもタスクといえばタスクになりますが、その成果物は突然できるものではありません。ここでいう成果物というのは、資料とかいわゆるアウトプットという意味でもありますが、複合的なタスクのことも指します。「〇〇を整理する」「△△の準備をする」「××なプロセスを考える」「上司とアウトラインを握る」などなど、さまざまなタスクが存在します。よくタスクが進まないときは、その記載されたコトバを見て、何をすればいいのか?を考えなければならない状況にさせているときがほとんどだと思います。できるだけ、タスクの項目はアクションが見えるように分解しておかないといけないんだと思います。

もし、洗い出しで羅列してタスクと成果物が混ざってしまった場合、いったんそれはそれでよしとしてまとめて、深堀るかたちで、別のシートにその成果物をテーマにしたタスクを洗い出すことをお勧めします。いったんほかのタスクとは切り離してよそ見せずに整理ができるからです。粒度を合わせることははじめは感覚的につかめない状況だと思うので、最初はごちゃまぜでよいと思います。そこから、項目ごとにそれってタスクか?、それともタスクを幾つか実施した結果できるタスク(成果物)か?に分類して洗い出す、という繰り返しをおこなうことで、漏れないタスク一覧が生まれると思います。

つまり、「何を作るか?」と「何をするか?」に分けて整理することを意識して、前者の「作る」うえで何をするのか?に分解すると、スムーズに実行できると思います。なので、じぶんは最近のタスク一覧は、まず「何をするか?」で粒度を合わせた項目にすることを意識して作ってます。

なんだ、そんなことか・・・と思うかもですが、案外こういう基本的なことが、切羽詰まった状況や締切時間が押しているときなどにできないものです。逆に、これができているとサクサク進められちゃう感覚が面白かったりします。

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