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立ち止まっていると転びはしないけど、新しい世界には踏み込めない

タスクは実行する順番が大事

f:id:ergodic:20150830194816j:plainVia: Bert Heymans (CC BY-SA 2.0)

タスクを重要度×緊急度で優先順位付けする。

よくタスクがたくさん溜まりすぎて、優先度をつけて進めようとしたときに、まず始めるのが、そのタスクを重要と緊急の2軸でマッピングして、その掛け算で優先度を決めるパターンだと思います。高いものから順にやってく。これでうまくいく人もいるかもしれませんが、ぼくの場合たいていは上手くいった例がありません。

そもそも、"タスクを実行"するうえでこの2軸はあまり役立たないものだと思います(タスクの全体俯瞰するうえでは必要かもしれません)。「緊急」か「重要」かは一定の基準があったとしても、状況によりぶれてしまいます。今日中にやるものが緊急なのか?でも、今日から手を付けておかないと来週までに終わらなくて困るものが実は緊急だったりします。役員から急に指示された資料の作成が重要かもしれませんが、気まぐれの依頼で実はあまり必要な話ではなかったりもします。

さらに割り込みタスクはどう判断するのか?たいていは緊急でかつ重要!と判定すると思います。でも、そんな状況が続くといつまでたっても優先度の高いタスクを終わらせることができずに、低いタスクは低いままで、何日も手がつけられない状況になってしまいます。仕舞に放ったらかしタスクと化してしまい忘れ去られて、依頼元からクレームになるというのがオチです。へこみます。

ふと気づくのは、優先度高い幾つものタスクのボリューム感を見積もって、どれくらいでできる!と皮算用するわけですが、その時頭の中から抜け落ちているものがあります。それは、タスクと視ていない習慣というか必ず毎日おこなっているリピートタスク(メールチェックとか、割り込み時間、勤怠管理、定例な会議、いわゆる定型業務)の時間です。意外とこういう時間って一日の業務時間のけっこうな割合を占めていたりします。そういう時間を考慮して見積もらずに、ずるずると予定通り終わらせず、納期を遅らせてしまったり、別のタスクを後ろ倒しにする事態になってしまうことが多くて、イライラします。精神的ダメージ大きいです。

その日にタスクに割り当てができる時間をあらかじめ知っておくことで、見通しが立てられるし、その枠の範囲でタスクをやりくりすることを意識するようになるので、着実に片付く意志力が芽生えます。そのタスクができる時間がどれくらいあって、まず何をすべきかのリストに落とし込むことで、リニアに純に淡々とこなしていく。この手法が一番理に適っているような気がします。そうすることで他のタスクはできるだけ見えないようにするのもポイント。わき見せずに実行したほうがうまくいきます。

少なくとも、その考え方に基づいてじぶんはここ数か月実践していますが、着実にタスクをこなせている状態になっています。いわゆる"タスク漏れ"が激減しました。すっかり忘れていて何も手を付けていない状態がなくなって、じぶんでそれぞれのタスクがどこまでできていて、あと何を実践すればいいかが見えているカタチになったということが正しいでしょうか。

タスクは優先度も大事ですが、そのタスクができる時間がどれだけあって、いつそれをするかをセッティングし、コツコツ実行するのが実はキモなんだと思います。

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